Datenschutzerklaerung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich fuer die Datenverarbeitung im Rahmen des Sander FSM-Portals ist die Sander Elektrische Anlagen GmbH (Mitglied der Nexara-Gruppe).

Betrieb und technische Betreuung der Plattform liegen ebenfalls bei der Sander Elektrische Anlagen GmbH.

2. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Personenbezogene Daten von Mitarbeitenden und Auftraggebern werden ausschliesslich im Rahmen der vertraglich vereinbarten Field-Service- Management-Prozesse verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertragserfuellung und berechtigtes Interesse an einem effizienten Auftragsmanagement).

3. Hosting in der EU

Die Anwendung wird ausschliesslich in der EU gehostet:

• Anwendung: Betrieb in einem Rechenzentrum in der Europaeischen Union.
• Datenbank, Authentifizierung, Datei-Speicher: Betrieb in der Europaeischen Union. Es findet keine Datenuebermittlung in Drittlaender statt.

4. Verarbeitete Datenkategorien

• Stammdaten von Beschaeftigten (Name, E-Mail, Rolle, Tenant-Zugehoerigkeit)
• Auftrags- und Standortdaten (Kunde, Adresse, Anlage, Materialien)
• Zeit- und Reisedaten (Beginn, Ende, Pausen, Fahrtzeit)
• Foto- und Video-Dokumentation der Auftraege (verschluesselte Speicherung im Storage-Bucket)
• Technische Logs (Anmelde-Events, IP-Adresse, User-Agent) zur Sicherstellung der Systemintegritaet

5. Empfaenger

Daten werden an folgende Kategorien von Empfaengern weitergegeben, mit denen jeweils ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemaess Art. 28 DSGVO besteht:

• Anbieter der technischen Infrastruktur fuer den Betrieb der Anwendung, mit Verarbeitung in der Europaeischen Union
• Anbieter von Datenbank-, Authentifizierungs- und Speicherdiensten, mit Verarbeitung in der Europaeischen Union

Eine Weitergabe an Dritte ausserhalb dieser Kette erfolgt nicht. Eine Uebermittlung in Drittlaender findet nicht statt. Die Namen der eingesetzten Dienstleister werden auf Anfrage mitgeteilt.

6. Cookies und vergleichbare Technologien

Es werden ausschliesslich technisch notwendige Cookies eingesetzt:

• Session-Cookie (Authentifizierungsdienst) -- erforderlich fuer die Anmeldung
• fsm.techniker.viewMode -- speichert die Praeferenz Mobil-/Desktop-Sicht (60 Tage, ohne personenbeziehbare Daten)
• IndexedDB "fsm.techniker" und die Zwischenspeicher der Web-App (Service Worker) -- lokaler Offline-Speicher der Auftragsdaten, Fotos, zuletzt aufgerufenen Seiten und noch nicht uebertragenen Aenderungen. Abmelden ist erst moeglich, wenn die eigenen noch nicht uebertragenen Aenderungen gesendet oder verworfen sind. Beim Abmelden werden die gespeicherten Seiten und Auftragsdaten geloescht. Endet die Sitzung ohne Abmelden, werden sie bei der naechsten Anmeldung eines anderen Nutzers auf dem Geraet geloescht. Noch nicht uebertragene Aenderungen des vorherigen Nutzers bleiben dann samt Fotos auf dem Geraet, fuer andere Nutzer unsichtbar, und werden erst uebertragen, wenn er sich dort wieder anmeldet. Solange sie liegen und das Geraet unter einem Konto desselben Mandanten online ist, meldet es dem Server nur, wessen Aenderungen dort liegen, wie viele und seit wann, zusammen mit einer Geraetekennung (dem SHA-256-Hash eines zufaelligen Geraete-Geheimnisses), ohne Inhalte und ohne das gerade angemeldete Konto. Der betroffene Nutzer sieht dazu einen Hinweis in der Techniker-App, die Disposition im Portal; der angemeldete Nutzer sieht nur, dass Aenderungen eines anderen Kontos liegen. Hat der vorherige Nutzer sich 14 Tage nach seiner letzten Aenderung nicht wieder angemeldet, loescht das Geraet seine Aenderungen samt Fotos, sobald der Server diese Loeschung angenommen hat; die Frist zaehlt nach der Uhr des Servers. Ohne Verbindung zum Server, oder wenn der vorherige Nutzer nicht zum Mandanten des angemeldeten gehoert, wird nichts geloescht. Die Meldung auf dem Server endet, sobald sich der Nutzer am Geraet wieder anmeldet, spaetestens 30 Tage nach Ablauf der Frist; eine gemeldete Loeschung, sobald er sie zur Kenntnis genommen hat, spaetestens nach 90 Tagen. Ausserdem jederzeit ueber die Browser-Einstellungen.
• Lokaler Speicher (localStorage) "fsm.*" -- Anzeige-Einstellungen wie Spaltenauswahl und aufgeklappte Abschnitte. Die Einstellungen mit Bezug auf einzelne Auftraege werden beim Abmelden geloescht, die uebrigen enthalten keine personenbeziehbaren Daten. Ausnahme sind ein zufaelliges Geraete-Geheimnis (fsm.techniker.geraetGeheimnis) und eine Pruefsumme der letzten Meldung (fsm.techniker.rueckstandGemeldet), die das Geraet fuer die Meldung noch nicht uebertragener Aenderungen braucht: Auf dem Server steht ein daraus abgeleiteter Wert als Geraetekennung neben dem Konto, dessen Aenderungen dort liegen. Beide bleiben beim Abmelden erhalten.
• Lokaler Speicher (localStorage) "fsm:order-wizard-draft:*" -- Entwuerfe neuer Auftraege, mit Kundendaten. Sie werden beim Abmelden geloescht, ausserdem bei der Anmeldung einer anderen Person auf dem Geraet.
• Sitzungsspeicher (sessionStorage) "fsm:anlagen-import:fortschritt" -- Fortschritt eines laufenden Anlagen-Imports (Dateiname, Zeilenstand), damit ein Import nach abgelaufener Sitzung nichts doppelt anlegt. Wird beim Abmelden geloescht, sonst mit dem Schliessen des Browser-Tabs.
• Sitzungsspeicher (sessionStorage) "fsm:zu-tun:anlage:*" -- die im Reiter „Zu tun“ eines Auftrags gewaehlte Anlage (nur Kennungen), damit die Auswahl nach dem Zurueckgehen erhalten bleibt. Wird beim Abmelden und bei der Anmeldung einer anderen Person geloescht, sonst mit dem Schliessen des Browser-Tabs.

Sperre und Loeschen beim Abmelden gelten fuer das Abmelden ueber das Menue und nach dem Entfernen des zweiten Faktors in den Kontoeinstellungen. Beim Abbruch auf den Seiten zum zweiten Faktor werden die gespeicherten Seiten und Auftragsdaten ebenfalls geloescht, sobald das Geraet dem Konto schon zugeordnet ist; er sperrt aber nicht, ungesendete Aenderungen bleiben liegen. Wer auf anderem Weg abgemeldet wird (Sitzung laeuft ab, Browser wird geschlossen), wird nicht gesperrt, und seine gespeicherten Seiten und Auftragsdaten werden erst bei der naechsten Anmeldung eines anderen Nutzers geloescht. Laesst sich beim Abmelden nicht feststellen, ob noch Aenderungen ungesendet sind, weil der Offline-Speicher nicht antwortet oder die Anmeldung nicht lesbar ist (z. B. abgelaufene Anmeldung ohne Verbindung zum Server), kann nach einem Hinweis trotzdem abgemeldet werden; ungesendete Aenderungen bleiben dann auf dem Geraet.

Marketing- oder Analyse-Cookies werden nicht gesetzt. Es findet kein Cross-Site-Tracking statt.

7. Speicherdauer

Auftrags-, Zeit- und Anlagedaten werden fuer die Dauer der handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel 10 Jahre) gespeichert. Personenstammdaten werden geloescht, sobald sie fuer den Zweck nicht mehr benoetigt werden -- spaetestens 12 Monate nach Beendigung des Beschaeftigungsverhaeltnisses.

8. Rechte der Betroffenen

Betroffene Personen haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Loeschung (Art. 17), Einschraenkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenuebertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Anfragen koennen formlos an die Sander Elektrische Anlagen GmbH gerichtet werden.

Es besteht ausserdem das Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehoerde (Art. 77 DSGVO).

9. Auftragsverarbeitung

Betrieb und technische Betreuung der Plattform liegen bei der Sander Elektrische Anlagen GmbH selbst; ein Auftragsverarbeitungsvertrag ueber den Software-Betrieb besteht daher nicht. Mit den unter Punkt 5 genannten Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsvertraege gemaess Art. 28 DSGVO; soweit erforderlich, sind Standard Contractual Clauses Bestandteil dieser Vertraege.

10. Aenderungen

Diese Datenschutzerklaerung wird bei wesentlichen Aenderungen der Verarbeitung angepasst. Die jeweils aktuelle Fassung steht unter /datenschutz zur Verfuegung.